Sono state emanate dall’Agenzia dell’Entrate e dall’Agenzia per l’Italia digitale, rispettivamente, le Specifiche tecniche del Sistema di Interscambio e le Specifiche operative sull’identificazione univoca degli uffici PA in IPA, aggiornate alle indicazioni contenute nella Circolare interpretativa MEF - Presidenza del Consiglio n. 1 del 31 marzo scorso (per maggiori informazioni vedi circolare n.49/2014 del 2 aprile u.s.).

Tali Specifiche, disponibili sui siti SdI e IPA, sono fondamentali ai fini dell’adeguamento di sistemi e processi interni aziendali e recepiscono diverse richieste di Confindustria, formulate nell’ambito dell’attività di confronto svolta negli ultimi mesi con gli attori coinvolti nel processo di attuazione del nuovo obbligo.

In particolare, le istruzioni in esse contenute forniscono indicazioni alle imprese circa l’interazione con lo SdI, piattaforma di smistamento fatture verso le PA destinatarie, e la gestione delle anagrafiche PA in IPA, compresa la comunicazione di tali anagrafiche ai fornitori.

Al fine di agevolare quest’ultima comunicazione, alle Specifiche IPA è allegato un modello di lettera che le PA possono utilizzare, adattandolo alle specifiche esigenze informative nei confronti dei propri fornitori.

In proposito, fermo l’obbligo per le PA di comunicare le anagrafiche ai fornitori, l’Agenzia digitale raccomanda in ogni caso ai fornitori di sollecitare, attraverso richiesta diretta, le proprie PA clienti a indicare i codici degli uffici destinatari di fatture in relazione ai contratti in corso. Con riferimento invece ai contratti futuri, le Specifiche ribadiscono che i codici identificativi degli uffici destinatari di fatture elettroniche costituiranno dato obbligatorio ai fini della stipula dei contratti stessi.

Tra le indicazioni contenute nelle Specifiche, si mettono in evidenza i seguenti aspetti di particolare interesse per le imprese.

1. Specifiche operative IPA

Data di avvio del servizio: il nuovo campo del portale IPA, richiesto da Confindustria e introdotto con la suddetta Circolare, sarà reso disponibile a partire dal 2 maggio 2014 e riporterà la data del 6 giugno 2014 per le PA di prima applicazione (Ministeri, Agenzie fiscali, Enti di previdenza) e quella del 6 giugno 2015 per le altre PA, salvo avvio anticipato del servizio di FE.

In quest’ultimo caso, resta fermo l’obbligo in capo alle PA di preventivo accordo con i fornitori, disposto dal DM 55/2013, e l’obbligo di comunicazione all’Agenzia delle Entrate.

Ufficio di FE centrale: l’ufficio centrale con il correlato servizio di FE - a cui sulla base delle indicazioni della Circolare interpretativa i fornitori possono inviare le fatture in caso di impossibilità di identificazione univoca dell’ufficio destinatario specifico - non potrà essere eliminato dall’amministrazione se non decorsi 12 mesi dall’entrata in vigore degli obblighi di FE, quindi non prima del 6 giugno 2015 per le PA di prima applicazione e del  6 giugno 2016 per le altre PA.

Inoltre, l’eliminazione potrà essere effettuata solo ed esclusivamente dopo aver completato la registrazione in IPA di tutti gli uffici destinatari di fattura e aver comunicato i codici ufficio ai fornitori. Infine, la procedura di eliminazione dell’ufficio centrale da parte dell’amministrazione sarà soggetta a richiesta da parte della PA all’Agenzia digitale e a monitoraggio da parte della stessa Agenzia.

Attivazione, aggiornamento ed eliminazione dei codici ufficio: le PA devono comunicare i codici ufficio e la data a partire dalla quale il servizio di FE è operativo con un preavviso di almeno 30 giorni rispetto a tale data, mentre l’eliminazione di un ufficio o di un servizio di FE deve essere comunicata al fornitore, indicando il codice ufficio di sostituzione e la data di operatività del nuovo codice, con un preavviso di almeno 60 giorni, come richiesto da Confindustria.

2. Specifiche tecniche SdI (operative dal 6 maggio 2014)

Modalità di emissione delle fatture elettroniche: formato fattura, firma elettronica e riferimento temporale.

Modalità di trasmissione di fatture, ricevute e notifiche: specifiche sui canali di trasmissione utilizzabili, quali la Posta Elettronica Certificata (PEC) o il canale web messo a disposizione sul sito SdI.

Accreditamento fornitore: ai fini dell’interazione con lo SdI, il fornitore deve soddisfare alcuni requisiti di identificazione, quali attivare uno o più canali di comunicazione (es. PEC) e sottoscrivere un accordo di servizio con lo SdI.

Gestione delle ricevute e delle notifiche: sistema di comunicazione SdI-fornitore sul buon esito dell’invio delle fatture elettroniche, integrato sulla base delle indicazioni della suddetta Circolare interpretativa (es. invio della ”attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”, che il fornitore può trasmettere direttamente alla PA destinataria in caso di mancato recapito per motivi non imputabili al fornitore; per approfondimenti, si rinvia alla suindicata comunicazione del 1° aprile scorso).

Distinti saluti.